*представленная информация на данном сайте не является договором оферты

Что понимается под описанием процессов

В концепции управления бизнес-процессами (BPM - Business Process Management) описание процессов занимает первостепенное место:

• Описание и проектирование бизнес-процессов
• Разработку и внедрение бизнес-процессов
• Мониторинг и контроль исполнения бизнес-процессов
• Непрерывное и постоянное улучшение бизнес-процессов, несмотря на- и в ответ на внутренние и внешние изменения

Предмет описания  - сквозной бизнес- процесс компании. Термин «сквозной бизнес-процесс» (перевод английского end-to-end process) - дословно это можно перевести как процесс «конец в конец» или «от конца до конца».
Исчерпывающее описание бизнес-процесса отвечает на вопросы какая, где, когда, зачем и как выполняются работы, а также кто за них отвечает. Хорошо структурированное описание процесса должно давать адекватное представление, детализированное настолько, насколько требуется потребителям этой информации, на всех уровнях организации.
Среди артефактов, на которые нужно ориентироваться при описании процессов, можно назвать следующие:

• Бизнес-контекст: какие собственные способности обеспечивает процесс и каков вклад бизнес-процесса в создание продукции или услуги для внешнего потребителя;
• Процессный контекст: поставщики и входы, результаты и потребители, стартовые и завершающие события, регулирующие положения, используемые ресурсы и целевые показатели эффективности;
• Бизнес-транзакции, сопровождающие передачу работы между функциями и ролями внутри организации и между организацией, поставщиками и потребителями;
• Изменения состояний, описывающие преобразование продукции по мере прохождения ее сквозь процесс;
• Бизнес-события, происходящие вне и внутри процесса, а также действия и развилки в процессе, которые этими событиями активизируются;
• Декомпозиция, показывающая разбиение процесса на все меньшие и меньшие фрагменты работы от верхнего уровня процесса в целом до нижнего уровня задач;
• Ожидаемые показатели эффективности, детализирующие обязательства перед клиентом по предоставлению продукции или услуг, и показатели эффективности, установленные для процесса и измеряемые, чтобы убедиться, что обязательства перед клиентом выполняются;
• Структура организации и картина того, как различные функции и роли внутри организации компонуются для поддержки исполнения процесса;
• Функциональность информационных систем и то, как эта функциональность задействована в исполнении процесса.

Такому всестороннему пониманию процесса, обеспечивает информаций всех заинтересованных лиц для эффективного и результативного управления сквозным бизнес-процессом компании.

Основные бизнес-потребности описания процессов

Как примера рассмотрим бизнес-потребности, которые могут инициировать описание процесса, и какие представления процесса будут востребованы для каждой из бизнес-потребностей:

• Высшее руководство нуждается в описании бизнес-процессов для анализа цепочки создания ценностей и, в конечном итоге,– для выработки новых или модификации существующих стратегических целей;
• Группа, отвечающая за непрерывность и восстановление бизнеса, нуждается в описании бизнес-процессов, чтобы понять критический уровень устойчивости бизнеса и составить список процессов и функций, которые должны быть восстановлены для обеспечения коммерческой жизнеспособности в случае катастрофического события;
• Группа, отвечающая за соответствие требованиям внешнего регулятора, нуждается в описании бизнес-процессов, чтобы убедиться, что организация соответствует требованиями, и чтобы понимать, какие конкретно процессы и процедуры надо проверять в случае изменения этих требований;
• Функциональный руководитель нуждается в описании бизнес-процессов, чтобы быть уверенным в полноте имеющихся материалов по начальному инструктажу, учебных пособий и должностных регламентов;
• Команда бизнес-аналитиков нуждается в описании бизнес-процессов для выявления тех мест, в которых инвестиции в ИТ способны дать положительную отдачу;
• Команда ИТ-разработчиков нуждается в описании бизнес-процессов, чтобы понять, как требования к информационным системам и их проект поддерживают бизнес-функции;
• Автоматизация потоков работ нуждается в описании бизнес-процесса для оркестровки действий, выполняемых сотрудниками и функциональными приложениями.

Хотя описание бизнес-процесса инициируется каждой из перечисленных бизнес-потребностей, в каждом случае потребность в информации и наиболее подходящее представление оказываются разными.

Жизненный цикл бизнес-процессов

Чтобы обеспечить возможность непрерывного совершенствования, управление бизнес-процессом должно осуществляться по замкнутому циклу. Литература по BPM изобилует жизненными циклами бизнес-процессов, описывающими управление с обратной связью. Независимо от числа фаз цикла и присвоенных им названий, подавляющее большинство можно свести к циклу «Планирование – Действие – Проверка – Корректировка» (PDCA), популяризированному доктором Эдвардсом Демингом (Dr. W. Edwards Deming) в 50-е годы.

Рис. Цикл PDCA: «Планирование – Действие – Проверка – Корректировка»

1. Назначение стадии «Планирование»– убедиться, что как контекст бизнес-процесса, так и внутреннее устройство процесса соответствуют стратегическим целям организации.
2. Назначение стадии «Действие» – внедрить процесс в соответствии со спецификацией, разработанной на стадии «Планирование», и приступить к его эксплуатации.
3. Назначение стадии «Проверка»  – измерить показатели эффективности процесса и сравнить их с ожидаемой эффективностью.
4. Назначение стадии «Корректировка» – проанализировать и отреагировать в соответствии с собранными на стадии «Проверка» данными по эффективности процесса.

Что бы получить максимальный эффект от внедрения концепции управления бизнес-процессами (BPM - Business Process Management), необходимо рассматривать описание процессов как часть цикла, а не разовый, самодостаточный проект.  

Стадия «Планирование»
Этот критически важный шаг в понимании целей процесса завершен тогда, когда получена, как минимум, следующая информация:

• Потребитель процесса;
• Выход процесса и ясное понимание того, почему он представляет ценность для потребителя;
• Как процесс и его выход соответствуют миссии организации и работают на его стратегические цели (т.е. как, с точки зрения контекста, процесс встраивается в вышестоящую процессную архитектуру);
• Вход(ы) процесса и событие(-я), запускающие исполнение процесса, и каналы, по которым этот запуск может происходить;
• Регулирующие положения – внешние или внутренние политики и правила, накладывающие ограничения на проектирование и исполнение процесса;
• Исходные значения показателей производительности и результативности (если речь идет о существующем бизнес-процессе);
• Целевые показатели производительности и результативности будущей версии процесса.

После того, как бизнес-контекст зафиксирован, можно приступать к проектированию внутреннего устройства процесса. Этот шаг критически важен с точки зрения того, что производится на выходе, какая работа выполняется, когда работа выполняется, где, кем и с какими ограничениями. Если процесс хорошо спроектирован, то в результате мы получим, как минимум, следующие четко сформулированные пункты:

• Действия, составляющие бизнес-процесс;
• Осязаемые результаты и артефакты, создаваемые в ходе процесса и состояния, через которые они проходят;
• Организации, функции и роли, принимающие участие в выполнении процесса;
• Информационные системы, задействованные в выполнении процесса;
• Места выполняемых действий и места хранения относящихся к процессу материальных результатов и артефактов;
• Специфические события, влияющие на исполнение процесса;
• Бизнес-правила, ограничивающие исполнение процесса;
• Метрики и точки измерения показателей эффективности процесса.

В дополнение к этому, в хорошо спроектированном процессе расписаны связи между перечисленными выше компонентами процесса. Например:

• Какие роли отвечают за исполнение каких действий?
• Какие действия производят какие результаты?
• Какие события какие действия запускают?
• Какие действия выполняются на каких местах?
• Какие результаты хранятся в каких местах?
• Какие информационные системы обеспечивают какие действия?

Успешное выполнение фазы «планирование» дает:

• Ясное понимание того, как бизнес-процесс работает на реализацию миссии организации. Другими словами, подтверждение того, что выход процесса либо явно, либо неявно вносит вклад в предлагаемую потребителю ценность;
• Уверенность в том, что проект процесса соответствует концепции организации. Другими словами, если процесс будет внедрен так, как спроектирован, его эффективность будет соответствовать ожидаемой, выведенной из высокоуровневых целевых показателей производительности и результативности организации.

В организациях, которым недостает способности правильно организовать планирование, разработка процесса опирается на предположения и интуицию. Такие организации часто страдают от разнонаправленности усилий, политической борьбы, операционных конфликтов, разрывов цепочки создания ценности на функциональные анклавы,  чувства оторванности от менеджмента, которое испытывают работники, и от неспособности добиться прогресса.