Когда возникает потребность в проектировании нового процесса:
Деятельность современной компании на конкурентном рынке динамична. Компании развиваются в ответ на стимулирование внешней среды. В этой связи появляется потребность в обновлении состава процессов и в разработке новых. Можно выделить ряд ключевых факторов создающих потребность в разработке новых процессов:
- В компании появляются новые направлении деятельности.
- Компания развивается: появляются новые рынки, увеличиваются объемы продаж и т.п.
- Компания внедряет новые стандарты управления: менеджмент качества, проектное управление, риск менеджмент и др.
- Требования законодательства.
Конечно, это не исчерпывающий список факторов обосновывающих потребность в разработке новых процессов. Но можно сказать, что это наиболее распространенные в бизнесе на сегодняшний день.
Круг вопросов при проектировании нового процесса
Критически важно привлечь к проектированию нового процесса как можно больше потенциальных участников процесса из разных функциональных областей, чтобы воспользоваться их обширным опытом и знаниями. Это даст уверенность в том, что процесс не расходится с возможностями организации и интегрируется с другими процессами. Это также позволит рассеять страх и вовлечь людей, сделав их сторонниками изменений.
- В чем цель нового процесса, подпроцесса, потока работ или действия?
- Не является ли он избыточными или похожим на уже имеющиеся?
- Почему появилась необходимость в новом процессе, можно ли обойтись без него оптимизировав существующие в компании процессы?
- Где он должен выполняться?
- Когда он должен выполняться?
- Кто лучше всех подходит для его выполнения?
- Как сделать новый процесс максимально результативным (делать только то, что нужно)?
- Как сделать новый процесс максимально производительным (устранить лишние действия)?
- Каким стандартам, нормативным актам необходимо соответствовать?
- Какие методологии применить при разработке нового процесса?
- Как будет осуществляться мониторинг и контролируется достижение целевых показателей эффективности?
- Какие внутренние и внешние факторы ограничивают возможности разработки нового процесса, подпроцесса, потока работ, действия или сценария?
Приведенный список вопросов не претендует на полноту. Это лишь пример того, на что команда разработчиков процесса должна обращать внимание при его проектировании.
Команда разработчиков должна быть открыта для творческих идей и быть устремлена в будущее – думать о том, как бизнес должен будет работать с новым процессом. Каждое выполняемое действие должно иметь определенное бизнес-обоснование и вносить вклад в итоговый результат, продукцию или услугу. Если же нет, то его ценность должна быть критически оценена, и оно должно быть либо модифицировано, либо исключено. Процесс должен включать только действия, создающие определенную и измеримую ценность. При этом команда не должна исходить только из прямой ценности с точки зрения потребителя. Иные категории, такие как финансовая ценность для компании, удержание персонала, повышение конкурентоспособности и т.п., также могут приниматься во внимание при условии, что они определимы (и определены), подтверждены, оценены и согласованы.
Качественное проектирование нового процесса
Какую бы методологию не выбрала процессная команда, при качественном проектировании нового процесса должны быть предусмотрены такие ключевые действия, как:
- Проектирование нового процесса на соответствующую глубину детализации (согласно процессной иерархии);
- Выявление действий в рамках нового процесса, описание потока работ и зависимостей;
- Описание потребностей в данных;
- Описание бизнес-правил;
- Описание ответственности за операции и процесс;
- Определение целевых показателей нового процесса и способах их измерений;
- Определение и проектирование бизнес-отчетности и отчетности по эффективности;
- Разработка требований и спецификаций на изменение других процессов и информационных систем;
- Проектирование на физическом уровне;
- Анализ и проектирование ИТ-инфраструктуры;
- Имитационное моделирование, тестирование и приемка;
- Разработка и реализация плана внедрения.
Следует отметить, что хотя выше ключевые действия перечислены в логической последовательности, эта последовательность не является обязательной, а действия могут выполняться одновременно. Этот список также не претендует на полноту или на то, чтобы заменить принятые в компании методы, этапы или действия. Скорее это памятка, с которой имеет смысл сверять план работ по разработке нового процесса и принятые в компании методологию и стандарты.
Информация подготовлена с использованием информации международного стандарта BPM CBOK 3.0
