Основные подходы к оптимизации затрат процесса:
Для оптимизации затрат процесса применяют методологию ABC анализа. ABC (Activity Based Costing) – Функционально-стоимостной анализ затрат.
ABC метод начинается с калькуляции стоимости выполнения определенного действия (операции) некоторого процесса. Затем затраты на выполнение всех действий суммируются для определения итоговых затрат на процесс.
Учитываются постоянные и переменные затраты на выполнение действия. Также этот метод используется в проектах оптимизации процессов для получения представления о затратах и доходах, связанных с товаром или услугой, с целью определения истинной рентабельности.
Ценность этого метода в том, что он показывает реальную стоимость процесса, которую затем можно сравнить со стоимостью нового процесса. Целью может быть снижение затрат или, если предполагается, что результативность нового процесса возрастет – оценка величины такого прироста в сравнении со стоимостью.
Применение ABC анализа для оптимизации затрат включает следующий порядок действий:
- Рассчитываем затраты каждой операции процесса. Учитываем переменные и постоянные затраты.
- Проводим анализ процесса и выявляем потенциальные возможности снижения затрат.
- Разрабатываем альтернативные сценарии процесса по состоянию «как должно быть» для получения заданного результата (выхода процесса).
- Анализируем все расчетные показатели альтернативных вариантов выполнения процесса: время, качество результатов, производительность процесса.
- Производим расчет изменения постоянных и переменных затрат в зависимости от нагрузки процесса по времени выполнения или изменения факторов формирования затрат операций (место выполнения процесса, расходы на оплату труда и т.п.). Используем имитационное моделирование процесса.
- Выбираем оптимальный вариант процесса.
Итогом оптимизации затрат является новый, спроектированный и протестированный процесс, расходы на который меньше, чем расходы процесса по состоянию "как есть", который выполняется в компании на текущий момент времени.
Основные инструменты и подходы, используемые для сокращения затрат процесса:
-
Автоматизация операций процесса;
-
Реинжиниринг процесса (полное преобразование процесса), выбор альтернативного варианта достижения заданного результата (выхода процесса) с требуемыми параметрами стоимости;
-
Аутсорсинг процесса. В данном случае, для снижения затрат, выполнение процесса передается внешней компании, специализирующейся в требуемой области работ и обладающей более компетентными сотрудниками и прогрессивными технологиями.
Важно учитывать, что при оптимизации бизнес-процессов по показателю стоимости, также имеет место эффект противоположного соотношения его различных показателей. Улучшая один параметр бизнес-процесса, возможно, ухудшаются другие: качество результатов, время выполнения процесса, производительность (результативность). Поэтому при оптимизации бизнес-процесса необходимо умело найти оптимально сбалансированный набор данных показателей.
Информация подготовлена с использованием информации международного стандарта BPM CBOK 4.0
